Dokumente und Vorlagen
Dokumente
Als Dokumentformate wird MS-Word eingesetzt. Dafür steht ein Word-Addin zur Verfügung, welches die Verbindung der Textverarbeitung mit OpenDossier herstellt. Sie arbeiten also wie gewohnt in Word und haben den vollen Funktionsumfang dieses Programms zur Verfügung. Die Dokumente werden jedoch aus OpenDossier heraus erstellt und auch dort gespeichert, sodass keine zusätzliche Dateiablage nötig ist.
Eine äquivalente Anbindung an LibreOffice ist in Vorbereitung und wird ab Sommer 2025 zur Verfügung stehen.
Vorlagenverwaltung und Seriendruck
OpenOffice verfügt über eine eigene effiziente Vorlagenverwaltung. Über das Addin werden Vorlagen erstellt und bearbeitet.
Es können verschiedene Briefköpfe hinterlegt und den einzelnen Vorlagen zugeordnet werden, was auf eine einfache Weise das Einhalten der CI-Vorgaben ermöglicht.
Mittels Textbausteinen und Textmodulen kann die Zahl der benötigten Vorlagen stark reduziert werden.
Praktisch alle Inhalte eines Dossiers und Falls können als Seriendruckfelder in Dokumente eingebunden werden. Die Empfängerliste kann aus Bezugspersonen oder aus beliebigen Personen/Funktionsträgern aus der Personenverwaltung gebildet werden.
Für Adressen und Anreden sind konfigurierbare Regeln hinterlegt, welche verschiedene Informationen (Geschlecht, berufliche Funktion, Beziehung zu Fall/Klient etc.) berücksichtigen. Mittels serverseitigen Makros können auch komplexe Inhalte, z.B. Berichte oder Listen, als Seriendruckfeld erstellt werden.
Die Seriendruckfelder können über das Addin in die Vorlagen eingebettet werden.
Dokumentenablage
Eingehende Dokumente können im Fall abgelegt werden. Attachments aus Emails können direkt in einen Fall importiert werden, per Drag&Drop oder einen Dialog.
Grössere Mengen von Dateien können als ZIP-Archiv hochgeladen werden und über einen Dialog mit Dokumentenvorschau effizient importiert werden.